Как выгрузить данные с zakupki.gov.ru и проанализировать в Excel

Аналитик или тендерный специалист рано или поздно приходит к одному желанию: «хочу всё это в Excel и посчитать самостоятельно». Желание понятное — сводная таблица по заказчикам, динамика закупок за три года, средние цены снижения по ОКПД2. ЕИС даёт такую возможность, но с оговорками: часть данных приходится собирать вручную, часть — скачивать архивами, а часть так и остаётся сложной для обработки без специальных инструментов.

Ниже — практическая инструкция: что откуда брать, как привести к нормальному виду и когда таблицы перестают справляться.

Какие данные о закупках вообще есть в открытом доступе

ЕИС публикует три основных слоя информации, и они хранятся в разных разделах сайта.

Реестр закупок — извещения о запланированных и действующих процедурах. Здесь можно найти НМЦК, сроки, требования к участникам, техническое задание.

Реестр контрактов — итоговые данные о заключённых контрактах: победитель, цена, снижение от НМЦК, информация об исполнении и расторжении.

Открытые данные — машиночитаемые выгрузки XML/CSV. Публикуются периодически и охватывают все закупки по 44-ФЗ и частично 223-ФЗ.

Планы-графики — что заказчики планировали закупить в текущем году. Полезно для анализа будущего спроса.

Если нужны именно агрегированные таблицы — ваш путь лежит через реестр контрактов и открытые данные.

Ручная выгрузка результатов поиска

Самый простой способ — поиск на сайте с последующим экспортом.

1. Зайдите на zakupki.gov.ru и перейдите в раздел «Реестр контрактов» (или «Поиск закупок» для извещений).
2. Настройте фильтры: период, заказчик, ОКПД2, регион, диапазон суммы.
3. Нажмите «Найти» и дождитесь результатов.
4. В правом верхнем углу таблицы — иконка скачивания. Доступны форматы XLS и CSV.
5. Выгрузка ограничена 500 строками за один запрос — при большой выборке придётся делать несколько итераций, сужая параметры по датам или регионам.

Что получите: номер контракта, заказчик, поставщик, НМЦК, цена контракта, дата заключения, статус исполнения.

Колонки в выгрузке реестра контрактов обычно такие: реестровый номер, наименование и ИНН заказчика, наименование и ИНН поставщика, предмет контракта, НМЦК, цена контракта, способ определения поставщика, дата заключения, плановая дата исполнения, фактический статус. Именно на этих полях строятся все основные сводные таблицы.

Важно: экспорт из браузера нередко формирует кодировку win-1251. Если Excel показывает кракозябры — при открытии укажите кодировку «Кириллица (Windows)» или конвертируйте файл в UTF-8 через любой текстовый редактор.

Для выгрузки закупок, а не контрактов, логика та же — только раздел другой. Извещения о закупках дают НМЦК, даты публикации и окончания приёма заявок, тип процедуры. Эти данные удобны для мониторинга новых тендеров в нише, а не для ретроспективного анализа.

Раздел открытых данных: архивы для серьёзного анализа

Для объёмного анализа ручная выгрузка не подходит. Нужны открытые данные.

На сайте ЕИС перейдите: Документы → Открытые данные. Там публикуются наборы по закупкам 44-ФЗ — отдельные архивы по годам и типам данных. Раздел регулярно обновляется, но конкретные сроки публикации не фиксированы: иногда архив за предыдущий месяц появляется через несколько дней, иногда — через пару недель.

Открытые данные официально предназначены для машинной обработки. Структура XML подробно описана в форматах публикации, которые размещены там же. Перед тем как скачивать многогигабайтный архив, полезно посмотреть на XSD-схему — там сразу видно, какие поля есть и как они соотносятся с тем, что отображается в интерфейсе ЕИС.

Архивы весят от нескольких сотен мегабайт до нескольких гигабайт за год. XML-структура подробная, но не всегда удобна для немедленной работы в Excel — потребуется либо парсинг, либо конвертация через Power Query.

Как привести данные в Excel и что считать

После того как файл оказался в Excel, начинается основная работа. Несколько типовых разрезов, которые дают реальную картину рынка.

Сводная по заказчикам

Сколько контрактов, на какую сумму и с каким средним снижением у конкретных заказчиков. Это помогает понять, кто активно закупает в вашей нише, и оценить их лояльность к снижению цены.

Инструмент: Сводная таблица → Строки: заказчик, Значения: сумма контрактов (Сумма), количество контрактов (Количество), среднее снижение (Среднее).

Разбивка по ОКПД2

Какие коды закупаются чаще всего, как меняется средняя НМЦК, кто побеждает. Для фильтрации удобно использовать первые два знака кода — это группа товаров.

Динамика по периодам

По дате заключения контракта постройте линейный график с агрегацией по месяцам. Это покажет сезонность: у большинства заказчиков пики приходятся на март–апрель и ноябрь–декабрь.

Региональный срез

Если работаете по нескольким регионам — сравните объёмы, количество процедур и уровень конкуренции (сколько участников в среднем на процедуру). Данные о регионе заказчика есть в выгрузке реестра контрактов.

Среднее снижение и ценовой анализ

Рассчитайте «%снижения» как =(НМЦК − Цена_контракта)/НМЦК × 100. Сводная по этому полю покажет агрессивность рынка в конкретной нише — где побеждают с −5%, а где с −40%.

Дополнительно полезно смотреть на медиану снижения, а не только среднее. В нишах с демпингом несколько экстремальных значений (−70%, −80%) сильно тянут среднее вниз и создают ложное ощущение, что рынок крайне агрессивен. Медиана показывает более реалистичную картину типичного поведения победителей.

Подробнее о том, как читать такие данные для стратегии, написали в материале «Аналитика закупок для стратегии».

Пошаговая инструкция: от ЕИС до сводной таблицы

1. Определите период и набор фильтров (регион, ОКПД2, диапазон суммы).
2. Перейдите в реестр контрактов на zakupki.gov.ru, настройте фильтры.
3. Выгрузите XLS — для выборок до 500 записей достаточно браузерного экспорта.
4. Для больших выборок: скачайте ZIP-архив из раздела открытых данных, распакуйте, откройте XML через Power Query (Данные → Получить данные → Из файла → XML).
5. Проверьте кодировку, удалите дубли по номеру контракта.
6. Добавьте вычисляемый столбец %снижения.
7. Постройте сводную таблицу с нужными разрезами.
8. Отфильтруйте выбросы — контракты с ценой 1 рубль или с нулевым снижением чаще всего это единственный участник или прямые закупки, они искажают среднее.

Что считать дальше — зависит от задачи. Если анализируете конкретного заказчика, смотрите его историю по ИНН. Если оцениваете нишу в целом — агрегируйте по ОКПД2.

Ограничения ручного подхода

Excel и ручная выгрузка работают хорошо, пока объём данных невелик и обновление не нужно чаще раза в квартал. Когда задачи усложняются — возникают типичные проблемы.

Объём. 500 строк за запрос — это не критично для одного заказчика, но недостаточно для анализа целой отрасли по всей стране. Архивы открытых данных снимают этот барьер, но требуют навыков работы с XML и несколько часов на подготовку данных.

Обновление. Архивы в открытых данных обновляются с задержкой — часто несколько дней или недель. Если нужны актуальные сведения о свежих закупках или новых контрактах, придётся делать ручные выгрузки регулярно.

Разрозненные файлы. За год накапливаются десятки архивов. Их нужно объединять, следить за версиями, устранять пересечения. Без пайплайна обработки это превращается в рутину.

Форматы. XML из открытых данных и XLS из браузерного экспорта — разные структуры. Если нужно объединить оба источника, Power Query сильно помогает, но требует настройки схемы вручную.

Аналитика контекста. Excel считает числа, но не даст автоматически оценить надёжность заказчика, историю расторжений, типичное поведение победителей или связь с конкретными поставщиками. Для этого нужны отдельные источники и ручная сборка.

Ошибки объединения. Когда склеиваете несколько выгрузок за разные периоды, легко получить дубли — один контракт попадает в оба файла. Проверяйте уникальность по реестровому номеру контракта перед тем как строить сводную.

Подробнее о том, какие разрезы реально помогают принимать решения — в статье «Аналитика закупок».

Когда таблиц достаточно, а когда нужен сервис

Ручной Excel вполне закрывает задачу, если:

• вы анализируете 1–3 заказчиков или одну нишу с небольшим объёмом;
• обновление раз в месяц — достаточно;
• задача разовая — например, подготовить отчёт или проверить конкурентов перед крупным тендером.

Когда подход начинает тормозить:

• анализ нужен ежедневно или в режиме реального времени;
• нужно видеть не только числа, но и паттерны — например, кто всегда побеждает у конкретного заказчика и с каким снижением;
• хочется сразу получать уведомления о новых закупках в нужной нише, а не проверять вручную каждое утро;
• важна оценка заказчика: история расторжений, жалобы, репутация — данные, которых нет в стандартной выгрузке ЕИС;
• нужно быстро ответить на вопрос «кто побеждал в закупках на ИТ-услуги у этого заказчика за последние два года» — в Excel для этого надо сначала собрать данные, потом построить сводную, потом отфильтровать.

В таких случаях готовая аналитическая платформа выигрывает не потому, что «умнее» Excel, а потому что данные уже собраны, структурированы и обновляются автоматически. Остаётся только задать вопрос или настроить фильтр. Подробнее о том, как работает ИИ-анализ тендеров — на отдельной странице.

---

Если хочется получить готовую аналитику закупок — по заказчику, нише, региону или конкурентам — без ручных выгрузок и работы с XML, попробуйте Систему Анализа Закупок. Данные по закупкам уже собраны и структурированы: можно сразу смотреть победителей, снижение цен, историю заказчика и получать уведомления в Telegram о новых тендерах в нужной нише. Три дня бесплатно, карта не нужна.