Дашборд по госзакупкам: какие метрики смотреть тендерному отделу

Руководитель тендерного отдела спрашивает: «Как мы работаем в этом квартале?» — и получает три цифры от менеджера, которую тот только что достал из головы. Или таблицу за прошлый месяц. Или «я к концу дня соберу».

Дашборд по закупкам — это ответ на тот же вопрос, но за 30 секунд и без звонков. На одном экране: сколько тендеров в работе, где теряем, сколько зарабатываем, кто конкурирует. Не общий отчёт — а именно те числа, которые меняют решения.

Кому нужен дашборд по тендерам и зачем

Малым компаниям, где тендерами занимается один человек, дашборд не нужен. Всё в голове или в одной таблице. Но как только в работе одновременно 10+ закупок и несколько менеджеров — картина рассыпается. Кто что ведёт, где дедлайн, где мы выиграли и сколько заплатили за победу — уже не очевидно.

Дашборд нужен, когда нужно принять решение быстрее, чем успевают собрать данные вручную:

• выбрать, в какие закупки идти в следующем месяце;
• понять, почему win-rate упал и где именно;
• показать собственнику, что тендерное направление окупается.

Дашборды по госзакупкам строят тендерные отделы промышленных компаний, IT-поставщиков, строителей, медицинских дистрибьюторов — всех, кто живёт от государственных контрактов.

Воронка участия: главная метрика, которую почти не считают

Воронка — базовая конструкция любого дашборда по закупкам. Она показывает, как тендеры проходят через фильтры от поиска до контракта.

Четыре уровня:

1. Найдено — сколько закупок система или менеджер нашёл за период по вашим критериям.
2. Подано заявок — сколько из найденного вы реально участвовали.
3. Допущено — сколько заявок прошло квалификацию, не отклонили по документам.
4. Выиграно — подписанные контракты.

Нормально смотреть каждый переход отдельно. Конверсия «найдено → подано» в 5% — значит либо критерии поиска слишком широкие, либо менеджеры фильтруют вручную и тратят время. Конверсия «допущено → выиграно» в 8%, когда у похожих компаний в вашей нише она в разы выше, — сигнал про ценообразование или профиль заказчиков.

Без воронки win-rate — просто красивое число без контекста.

Win-rate: как считать и что значит

Win-rate = выиграно / подано × 100%.

Звучит просто, но дьявол в деталях. Считать ли закупки, где вы единственный участник? Считать ли лоты с НМЦ ниже вашего порога? Считать ли закупки, где вас отклонили по формальным причинам?

Стандарт для дашборда по тендерам — считать только те процедуры, где вы были допущены и конкурировали по цене. Это «честный» win-rate, который отражает силу вашего предложения.

Нормальный win-rate сильно зависит от сектора и стратегии. В IT-услугах и консалтинге — 30–40% при хорошей работе. В строительстве с жёсткой ценовой конкуренцией — 15–20%. Бороться за высокий win-rate при широком поиске — ошибка: лучше 25% на 40 релевантных тендерах, чем 10% на 200 случайных.

Win-rate на дашборде полезно разбивать по заказчикам и по типу закупки. Часто оказывается, что у одной группы ФОИВ win-rate 40%, у другой — 5%. Это уже информация для стратегии.

Маржа и снижение: сколько вы зарабатываете на победах

Выиграть тендер и потерять деньги — не такая редкость. Поэтому на дашборде по госзакупкам нужны две метрики рядом:

Среднее снижение цены — на сколько процентов от НМЦК вы снижаетесь. Считается по всем поданным заявкам. Если вы стабильно снижаетесь на 18–22%, а конкурент выигрывает на 25–30% — значит либо у него другая структура затрат, либо он работает в убыток.

Средняя маржа контракта — то, что остаётся после исполнения. Это уже внутренняя цифра, которую тендерный отдел берёт у финансистов или рассчитывает сам по нормативной себестоимости.

Дашборд, где есть снижение, но нет маржи — половина картины. Компании, которые отслеживают обе метрики вместе, быстрее замечают «ловушки»: тендеры, которые выглядят выигрышными, но на исполнении уходят в ноль.

Средний чек контракта и его динамика

Средний чек = сумма всех выигранных контрактов / их количество.

Сам по себе средний чек — нейтральная цифра. Интересно, когда он меняется. Если за три квартала средний чек вырос с 3 до 7 млн — значит либо менеджеры стали лучше фильтровать, либо рынок сместился. Если упал — стоит разобраться, не начали ли вы участвовать в мелочёвке с маленькой маржой.

На дашборде удобно видеть распределение: сколько контрактов в диапазоне до 1 млн, 1–5 млн, 5–20 млн, выше 20 млн. Это помогает понять, где сосредоточена реальная выручка, а не просто количество побед.

Топ-заказчики: откуда деньги

Почти у любого поставщика есть 3–5 заказчиков, которые дают 60–70% выручки. Дашборд должен это показывать — не только кто они, но и динамика их активности.

Полезные метрики по заказчикам:

• сумма контрактов за период;
• количество закупок, в которых участвовали и выиграли;
• win-rate отдельно по каждому заказчику;
• средний срок оплаты (если данные есть).

Неожиданный эффект: когда тендерный отдел видит топ-заказчиков на дашборде, начинается осознанная работа с ними — изучение планов-графиков, отслеживание жалоб в ФАС, анализ, кто ещё туда ходит. Подробнее про анализ конкретного заказчика — в статье «Как анализировать закупки».

Активность конкурентов: кто мешает выигрывать

Конкуренты на дашборде — это не общий список ИНН, а метрика «кто встречался против нас за последние 90 дней и с каким результатом».

Смотрят обычно:

• кто чаще всего участвует в тех же тендерах;
• у кого win-rate выше вашего в пересекающихся нишах;
• на каком снижении они выигрывают.

Данные для этого — открытые протоколы ЕИС. Извлекать их вручную долго, но возможно. Автоматически это делают специализированные сервисы. Подробнее про то, как строить конкурентный анализ закупок — в отдельном материале.

Сезонность: когда рынок живёт, а когда засыпает

Госзакупки — сезонный рынок. Активность резко растёт в ноябре–декабре (конец бюджетного года) и в марте–апреле (освоение нового бюджета). Летом — провал по большинству ОКВЭД.

Дашборд должен показывать объём рынка по месяцам в вашей нише: сколько закупок выходило, на какую сумму. Это помогает планировать загрузку и не удивляться, почему в июле «нет тендеров».

Для стратегического планирования сезонность разбирается подробнее в аналитике закупок для стратегии.

Какие метрики обманывают

Несколько цифр, которые выглядят хорошо, но ничего не говорят:

Количество заявок. Само по себе — не достижение. 50 поданных заявок при 2% win-rate хуже, чем 15 заявок при 30%.

Сумма НМЦК тендеров в работе. Портфель «на 500 млн» — красиво в презентации. Но если 80% этих тендеров вы проиграете, реальный прогноз выручки другой.

Win-rate без учёта допущенных. Если вас часто отклоняют по документам — win-rate считается от поданных, и он будет маленьким просто из-за отклонений. Это разные проблемы с разными решениями.

Среднее снижение без разбивки по типам закупок. Снижение на 30% в закупке стандартного ПО и снижение на 30% в строительном подряде — совершенно разные истории.

Таблица метрик: что считать, как, зачем

Как собрать дашборд: таблица против сервиса

Вручную в Excel/Google Sheets. Работает, если у вас до 30–40 тендеров в квартал и один человек, который методично ведёт таблицу. Главный риск — данные устаревают, как только менеджер занят чем-то другим. Обновление раз в неделю — уже не дашборд, а отчёт.

Сервисы аналитики закупок. Подтягивают данные из ЕИС автоматически: протоколы, результаты, суммы, участников. Дашборд обновляется сам, без ручного труда. ИИ-анализ тендеров на gos-tender-ai.ru делает именно это — выводит воронку, win-rate и активность конкурентов по вашим данным из ЕИС в режиме реального времени.

Компромиссный вариант — выгружать данные из сервиса в собственный BI. Подходит, если у вас уже есть Tableau или Power BI и есть ресурс на настройку.

Как метрики превращаются в решения

Дашборд бесполезен, если на нём смотрят и ничего не делают. Вот типовые решения, которые вытекают из конкретных цифр:

Win-rate < 10% в нише — либо вы там неконкурентоспособны по цене, либо заказчики «заточены» под конкурента. Решение: снизить объём участия в этой нише или заняться детальным анализом проигрышей.

Конверсия допущено → выиграно хорошая, но найдено → подано плохая — критерии поиска слишком широкие или менеджеры тратят время на ручную фильтрацию. Решение: настроить фильтры точнее, добавить автоматический скоринг релевантности.

Маржа падает при растущем числе побед — скорее всего, снижение цены увеличивается, а себестоимость не снижается. Решение: поднять нижнюю планку по цене, отказаться от тендеров с НМЦК ниже порога рентабельности.

Топ-3 заказчика дают >70% выручки — концентрационный риск. Если один из них сменит приоритеты или появится сильный конкурент — выручка просядет. Решение: осознанно расширять портфель заказчиков.

Активность конкурента резко выросла — он либо получил ресурс и агрессивно расширяется, либо пришёл в вашу нишу. Смотреть его снижение, понять, работает ли он в ноль, и решить, стоит ли конкурировать или уходить в смежные лоты.

Дашборд без решений — просто красивые цифры

Дашборд по госзакупкам — не красивая картинка для совещаний. Это инструмент, который переводит поток данных ЕИС в конкретные развилки: участвовать или нет, снижать или держать цену, работать с заказчиком или уходить. Метрики без решений — мусор. Решения без метрик — интуиция, которая дорого стоит на конкурентном рынке.

Хотите готовый дашборд по своим данным — воронка, win-rate, конкуренты, топ-заказчики — без настройки таблиц? В Системе Анализа Закупок это работает с первого дня. Три дня бесплатно, карта не нужна.